Diario Faro de Oriente

Cómo enviar y recibir faxes en línea sin una máquina de fax o línea telefónica

Es posible que algunas empresas y agencias gubernamentales de lento movimiento no acepten documentos por correo electrónico, lo que le obliga a enviarlos por fax. Si se ve obligado a enviar un fax, puede hacerlo desde su ordenador de forma gratuita.

Anteriormente hemos cubierto formas de firmar documentos electrónicamente sin imprimirlos y escanearlos. Con este proceso, puede firmar digitalmente un documento y enviarlo por fax a una empresa, todo en su ordenador y sin necesidad de imprimirlo.

Cómo funcionan las máquinas de fax (y por qué son tan incómodas)

Esto no es tan fácil como debería ser. Todas las máquinas de fax están conectadas a las antiguas líneas telefónicas. Cuando utilizas una máquina de fax estándar, esa máquina de fax realiza una llamada al número que especifiques. El fax del número de destino contesta y el documento se transmite a través de una llamada telefónica.

Este proceso fue inventado antes de la Internet y parece ridículamente arcaico en este momento. Para realizar un fax, una persona puede escribir un documento, imprimirlo y escanearlo en la máquina de fax que lo envía a través de la línea telefónica. La persona que recibe el fax puede escanear el documento enviado por fax y convertirlo de nuevo en un archivo digital. Han cerrado el círculo: el documento se envió de un ordenador a otro con mucho trabajo adicional y pérdida de calidad de imagen.

Lo ideal es que pueda enviar un documento por correo electrónico o por un método en línea más seguro. Muchas empresas consideran que el fax es un método seguro de transmisión de documentos, pero en realidad no lo es: si alguien estuviera husmeando en la línea telefónica, podrían interceptar fácilmente todos los documentos enviados por fax.

No hay forma de conectarse a una máquina de fax directamente a través de Internet, ya que la máquina de fax sólo está conectada a líneas telefónicas. Para realizar un fax en línea, necesitaremos algún tipo de pasarela que acepte documentos a través de Internet y los transmita a una máquina de fax. Ahí es donde entran en juego los siguientes servicios. Dales un documento y ellos harán el molesto trabajo de marcar la máquina de fax y enviar tu documento a través de la línea telefónica.

Podrías enviar un fax sólo con tu computadora, pero…

Usted podría saltarse los siguientes servicios, por supuesto. Microsoft Windows incluso contiene una aplicación de Fax y Escáner que le permite enviar faxes. El problema es que necesitaría su computadora conectada a la línea telefónica – sí, esto significa que necesitaría un módem fax de acceso telefónico. También necesitarías una conexión telefónica fija y tendrías que decirle a la gente que se mantenga alejada del teléfono cuando envíes faxes, como en los viejos tiempos de Internet por línea telefónica. Por supuesto, si usted está enviando muchos faxes, podría pagar por una línea telefónica de fax dedicada – esto podría ser necesario si está recibiendo muchos faxes.

Esto obviamente no es lo ideal. Claro, si necesitas enviar bastantes faxes, compra una máquina de fax o un módem y conéctalo a tu teléfono fijo. Pero es probable que no tenga que enviar y recibir faxes tan a menudo; es de esperar que sólo tenga que enviar un fax ocasional cada vez que se encuentre con una organización que se haya quedado atascada en el pasado.

Escanear el documento o utilizar un archivo digital existente

El proceso básico es simple. En primer lugar, deberá escanear el documento que desea enviar por fax, como si fuera a enviarlo por correo electrónico. Si no tiene un escáner, puede intentar escanearlo con su teléfono inteligente. Si el documento ya es un archivo en su computadora, felicitaciones – no tiene que escanear nada.

Con el documento ahora en formato digital, puede enviarlo a un servicio que hará el molesto trabajo de fax por usted.

Enviar faxes en línea, gratis

Hay tantos servicios de fax en línea que es difícil tomar una decisión informada sobre cuál elegir. Lo primero que hay que tener en cuenta es el tipo de usuario que es, la frecuencia con la que enviará el fax y las funciones que necesita.

Si va a enviar faxes sensibles todo el tiempo, o si trabaja para una empresa y está intentando elegir un servicio, RingCentral Fax, que es propiedad parcial de Cisco y AT&T, es probablemente la mejor opción para sus necesidades, especialmente porque tienen muchas características de seguridad y soporte para múltiples usuarios con líneas de fax separadas.

Tiene todas las características que puedas imaginar, incluyendo integraciones con Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, e incluso puedes obtener un número de teléfono gratuito. También tiene muchas características de seguridad que serían útiles para las empresas o personas que transmiten información segura.

Por supuesto, si sólo quieres enviar unos cuantos faxes, puedes inscribirte en uno de sus planes baratos que empiezan a costar menos de $13 al mes…. y luego cancelar después de uno o dos meses.

Usuario ocasional

Si necesita enviar un fax ocasional, le recomendamos que se registre para una prueba gratuita de MyFax, que le permitirá enviar hasta 100 páginas, es decir, más páginas al mes de las que la mayoría de la gente tiene que enviar por fax al año. Si necesita enviar faxes con frecuencia, puede actualizar a un plan regular.

Recepción de faxes

Si necesita recibir faxes, tendrá que inscribirse en un servicio de pago. El servicio necesitará establecer un número de teléfono dedicado para su línea de fax, y eso cuesta dinero. RingCentral, MyFax y muchos otros servicios harán esto si usted paga.

Afortunadamente, usted debería ser capaz de obtener una prueba gratuita – RingCentral ofrece 30 días de recepción gratuita de fax, por ejemplo.

Hay muchos servicios de fax que puede utilizar, y si sólo necesita enviar un fax ocasional, puede hacerlo de forma gratuita, pero si desea recibir un fax, tendrá que registrarse para obtener una cuenta de prueba. Siempre puedes cancelarlo si quieres.

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